vol.8 業務改善のレベルを見える化する、
「成熟度モデルの６段階」。

キーポイントは業務のマニュアル化とその浸透

業務改善は全ての企業が常に取り組まなければならない命題。「成熟度モデルの6段階」というフレームワーク^※では、業務のマニュアル化が重要であると考え、マニュアルがどれほど浸透しているかで業務改善のレベルを把握します。

「今よりもっと良い方法を模索するために、これまでのやり方を見直してみよう」。マネジメント層がそのように考えると、得てして組織やチームのルールを、一気にガラリと変えたくなる気持ちがフツフツ湧いてくるものです。

するといつの間にか「より良くする」という目的が忘れられ、「とにかく現状を変える」ことだけに邁進してしまう。いわゆる手段が目的になってしまっている状態といえるでしょう。

何も難しく考えすぎる必要はありません。すでに日々の業務が上手く回っているのであれば、何人かの優秀なベテラン社員が、業務を自ら考え出した最適化された方法で行っています。その方法を周知すれば良いのです。

※ フレームワーク･･･経営戦略や業務改善など、さまざまなビジネス局面において、課題解決や現状分析をするための思考方法。思考の枠組み。

成熟度モデルの6段階

各部署、各チームでひとつ上のレベルを目指す

レベル０はまさに会社が混沌としている状態です。社員が手探りのまま、行き当たりばったりで業務にあたっていて、スケジュールすら立てられません。新しい物を生み出す研究開発チームならば、ある程度は仕方がありませんが、ルーティン・ワークがミッションである部署の場合、業務が成り立っていない状態であると危機感を持ちましょう。

冒頭で触れた「何人かの優秀なベテラン社員がいる状態」はレベル２。優秀なベテラン社員からヒアリングを行って、マニュアルを試作して見ると良いでしょう。そのマニュアルが共有されているのがレベル３で、最低でもここまでは到達しておきたいところです。

レベル４は、マニュアルを実践し、足りない部分を補ったり、間違っている部分を修正したりする段階です。最初に作ったマニュアルはあくまで試作であり完成品ではありません。社員一同でトライ＆エラーを繰り返しながら、より良いものに叩き上げていくものだと周知しましょう。マニュアルはトップが押し付けるものではなく、あくまで全員参加で作り上げるものです。

レベル５は何度もマニュアルが修正され、最適化されている段階です。社員一人ひとりが、自分が行っている業務に自覚的であり、「このままで良いのか」「より良い方法はないのか」と常に考えています。

いきなりレベル５を目指すのではなく、まずは自分たちがどのレベルにあるかを把握し、レベルを１つあげることを目標にしましょう。