株式会社シンリョー様

株式会社シンリョ一様では、三菱電機株式会社様の図面、技術実科のマイクロフィルム化、デジタル化を長年手がけられてきました。過去撮影したマイクロフイルムとして、図面のアパーチュアカード数百万枚に加え、16mmロールフィルムも大量に保管されています。
今回、図面のデジタル化が進む中で、ドキュメントアーカイブシステム「AR-1000」を新たにご導入いただいた経緯とマイクロフィルムでの保存の重要性について、株式会社シンリョードキュメント事業本部さまにお話を伺いました。

図面はすべてマイクロフイルムで永久保存が原則

当社では図面はすべてマイクロフィルムによる永久保存が原則であり、図面を長年撮影して保存してきました。しかし、近年は、図面情報の共有化、属性情報管理、閲覧による時間の合理化等を目的として、図面管理システムを導入し、保存はマイクロフィルム、活用はデジタルという運用に変わってきています。最近発生する図面はCADで書かれたものが多いですが、原本性を考慮し、CADデータを一度プリンタで紙出力して、審査・承認印を押したものを、再度スキャニングし、イメージデータを図面管理システムに登録しています。さらに登録の手間を省くために、設計者がすでに作成した図番などの属性情報をバーコード化し、スキャニング時に自動で属性情報を登録する仕組みを取っています。また、過去作成したアパーチュアカードについては、コンバーターを使用してデジタル化を行っており、順次図面管理システムへ登録を行っています。スキャニングとマイクロ撮影が終了した図面は、一部数年間保管しますが多くのものは紙としてリサイクルし、マイクロフィルムを最終保存媒体としています。

AR-1000導入経緯

AR-1000導入前、 A3、A4の小型図面については、スキャニング後に業者に委託して、マイクロカメラで撮影をしてもらっていました。富士フイルムのAR-1000はスキャニングしたイメージデータをダイレクトにマイクロフィルムに撮影することが可能です。そこで図面管理システムでスキャニングしたイメージデータを活かし、自社内で撮影すれば、より効率的に処理することが可能と考え、導入を決定しました。自社内での処理にきりかえることにより、外注コストの削減と撮影納期短縮など、大きな効果をあげることが出来ました。

なぜマイクロフィルムで保存するのでしょうか？

プラントの設備等、30年～40年前に設置していまだにお客さまで稼動しているものもあり、長期にわたる保守対応が必要とされています。図面の保管年数の判断は難しく、30年前の図面へのアクセスや出図要求が多くあるのが現状です。現在の図面についてはすべてスキャニングしたデジタルデータがあり、サーバーでのバックアップも取っていますが、デジタルデータは長期保存の確証がないのが欠点と考えています。電子データに対する信頼性が乏しいため、長期安全保存に実績のあるマイクロフィルムを使用してすべての図面を保存しています。当社では記録に残る製品等で歴史的価値の高い図面も、原本である紙は残っていませんが、今もなおアパーチュアカードで保存されています。マイクロフィルムならではの長期保存性により、現在でも歴史を超えて見ることが可能なのです。

今後の活用

現在月約3万枚から4万枚を撮影していますが、 AR-1000は撮影スピードも速く、編集処理と撮影処理が同時に行えるため、まだまだ業務としては余裕があります。今後、三菱電機様の他の事業所に対しアーカイブ業務拡大の働きかけを行い、撮影量を徐々に、増やしていきたいと考えています。

e-文書法の施行

さらに、平成17年4月1日に施行された「e-文書法」により、今後ますます増加するであろうデジタルデータの保存をいかに行っていくかに注目をしています。当然、デジタルデータの中にも長期保存が必要となるケースが発生してくると考えられますので、さらにAR-1000を活用し、今後の新たなビジネス展開とサービス提供に結び付けていきたいと思います。